Ogni giorno riceviamo e scriviamo decine di e-mail di vario genere. Molte non le apriamo neppure, altre colpiscono la nostra attenzione in poche righe. Perché esistono strategie e tecniche che ci consentano di far emergere la nostra e-mail dalla moltitudine, evitando il cestino.
Il dott. Giuseppe Alfonso Cirri, esperto in Relazioni Pubbliche d’Impresa, ci spiega come scrivere e-mail efficaci.
Dott. Cirri, da cosa iniziamo per una e-mail d’effetto?
«Con un approccio “reader focused”, incentrato su chi la leggerà. Coinvolgendolo e stimolandolo sin dall’oggetto. Utilizziamo il metodo CRG (Calibrazione, Ricalco e Guida) se siamo noi a rispondere. Ricalchiamo alcune espressioni scritte, alcune forme verbali e quelle Dominanze Sensoriali che ci indicano quale sistema rappresentazionale utilizza la nostra controparte.
Ci sono delle linee guida da seguire?
«La e-mail si compone di tre parti: apertura, corpo centrale e conclusione. L’apertura dovrà conquistare sin da subito con una citazione o una informazione incisiva. Il corpo centrale dovrà evidenziare gli obiettivi e i vantaggi conseguenti per il lettore. La conclusione dovrà contenere quella la “call to action”. Un deciso invito ad agire, rispondendoci, aderendo a quanto proposto o semplicemente contattandoci».
Dobbiamo seguire uno stile particolare?
«Fondamentale la struttura. Paragrafi e frasi brevi, con poche subordinate. Verbi al presente indicativo, curando il ritmo e
l’intensità del linguaggio. Distanziamo i paragrafi, evitando di rendere la pagina troppo fitta.
Ispiriamoci alla “lettura ad S” di Siegfried Vögele. Venti fatidici secondi in cui la “S” descrive il movimento dello sguardo nello
scorrere la lettera. In alto per riconoscere il mittente, poi sull’indirizzo e sull’oggetto; poi uno sguardo veloce al testo, quindi la firma e l’eventuale post scriptum. Da qui la decisione di approfondire o… cestinare».
Quali le e-mail a più alto rischio?
«In primis quelle che comunicano cattive notizie che andranno inserite nella parte centrale in un ‘sandwich’ con apertura e chiusura che depisteranno l’attenzione fornendo un effetto cuscinetto. Poi le mail di scuse. Disponibilità e sincerità saranno le carte che ci consentiranno di mantenere una relazione, perché percepiti come leali. Importante è poi scrivere una lettera di candidatura che accompagna il nostro curriculum vitae. L’obiettivo: attirare l’attenzione, suscitando un’impressione positiva e un interesse a conoscerci».
Studio Cirri
Relazioni Pubbliche d’Impresa
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